Педагогика

Вы завалены документами и не знаете, куда обратиться? При этом боитесь делегировать полномочия, опасаясь, что результаты окажутся не на должном уровне? Возможно, это просто вопрос метода и доверия. Как эффективно делегировать полномочия? Наши советы дадут вам необходимые ответы на вопросы, которые пригодятся в повседневной профессиональной жизни.

Для эффективного и успешного делегирования вам необходимо убедить самого себя. Если вы относитесь к тому типу людей, которые говорят себе: «Я справлюсь быстрее, если всё сделаю сам», то именно с этой мыслью вам следует бороться в первую очередь. Вы должны убедить себя, что делегирование, если оно сделано правильно, сэкономит вам время. Но это ещё не всё! Эффективное делегирование может дать множество других преимуществ:

Вы расширите возможности своей команды. Ответственная команда мотивирована, вовлечена и ценится.

Вы сосредоточитесь на своих основных целях. Делегируя некоторые нестратегические задачи, вы сможете сосредоточиться на самых важных обязанностях, которые и побудили вас занять эту должность.

Вы — полная противоположность «робкому» менеджеру и ратуете за делегирование полномочий, потому что так кто-то другой берёт на себя риски вместо вас? Вы попали в противоположную ловушку. Вы — менеджер, и не забывайте, что ответственность за хорошо выполненную работу всегда лежит на вас.

Четко определите миссию для эффективного делегирования

Вы на грани выгорания на работе? Осознание того, что у вас слишком много работы и вы не справляетесь со всем, часто становится отправной точкой для решения делегировать полномочия. Однако этого осознания недостаточно для начала эффективного процесса делегирования.

Начните с перечисления всех задач и миссий, которые вам предстоит выполнить. Затем расставьте их по приоритетам: вы сами решаете, какие задачи важные и срочные, какие второстепенные, а какие могут подождать. Держите под своей ответственностью те задачи, которые вы считаете одновременно срочными и важными. Оцените возможность делегирования тех, которые просто срочные, определив, кто из сотрудников мог бы взять на себя их выполнение.

Поиск нужных навыков в вашей команде для эффективного делегирования полномочий

Для эффективного делегирования недостаточно просто перечислить задачи, которые вы хотите передать: вам необходимо убедиться, что один из ваших сотрудников способен взять на себя ответственность за их выполнение. В игру вступают его навыки, уровень доступности и желание выполнять порученную вам миссию. Избегайте возлагать на кого-либо задачи, которые вы не хотите выполнять. Риск: работа может не быть выполнена или выполнена некачественно. Другими словами, даже если вы руководитель и имеете право поручить одному из членов вашей команды часть вашей работы, всегда лучше делать это с его согласия . 

Как настроить делегирование задач?

Для эффективного и успешного делегирования необходимо предпринять определенные шаги, ключевым словом которых является: коммуникация.

Составьте грамотный брифинг: какова миссия? Каковы цели и сроки? Каков точный объём проекта? Кто за него отвечает?

Соберите всю информацию и документы, которые обеспечат оптимальную передачу проекта.

Подготовьте встречу с выбранным вами сотрудником. Важно объяснить ему суть проекта, убедиться, что он принимает вашу миссию, и уделить время ответам на любые его вопросы.

Запланируйте промежуточные даты перед окончательной подачей заявки, чтобы проверить ход выполнения задания, при необходимости перенаправить его и устранить любые узкие места. Если вы делегируете полномочия этому человеку впервые, ваша доступность и способность оказать ему необходимую поддержку будут иметь решающее значение для успеха проекта.

Установите ключевые показатели эффективности (KPI), объясните выбранному сотруднику ценность отчётности и предложите делать это регулярно . По завершении миссии составьте отчёт . Что прошло хорошо? Что можно улучшить? Даже если вы не выполняете задачу напрямую, вы несёте ответственность за её успех. Внедрение подхода непрерывного совершенствования позволяет вам выделить положительные моменты и скорректировать остальные.

Цените миссию и личность, чтобы у вашего сотрудника не возникало ощущения, что он «делает работу за вас». Это включает, в частности, предоставление сотруднику полномочий и налаживание эффективной коммуникации внутри команды относительно того, что и кому вы делегировали.

Какую позицию следует занять, чтобы эффективно делегировать полномочия?

Хотя легко отказаться от части работы, когда дел слишком много, иногда не так очевидно, что нужно довериться. Однако доверие и готовность отпустить — неявные предпосылки для успеха проекта, который вы решили делегировать. При необходимости проводите небольшие проверки, но избегайте директивного и авторитарного стиля управления, иначе в следующий раз вы рискуете не делегировать полномочия. Напротив, это хорошая возможность выразить благодарность за оказанную поддержку.