Педагогика

Секретари выполняют основные канцелярские, организационные и офисные обязанности для компании, отдела или руководителя. В компаниях любого размера работают секретари, которые помогают управлять офисом и решать административные вопросы. Обязанности секретаря часто не видны публике, но могут иметь жизненно важное значение для того, чтобы помочь компании оставаться организованной и направленной на успех.

Существуют даже специальные курсы, где вам помогут освоить все необходимые навыки для работы секретарем в различных организациях, от коммерческих до государственных. Обязанности секретаря или административного помощника различаются в зависимости от отрасли и работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих условий.

Это отраслевое различие, а также индивидуальные проявления различных руководителей нашли свое отражение в методике обучения курсов секретарей в Екатеринбурге, где в недельный срок любой желающий может освоить основные азы делопроизводства и получить либо свидетельство о образовании или удостоверение о повышении квалификации.

Давайте рассмотрим основные должностные обязанности работы секретаря:

Прием. На общих офисных должностях секретарские обязанности включают помощь новым сотрудникам и посетителям сориентироваться. Это включает в себя направление посетителей к людям, с которыми они пришли встретиться, и показ новым сотрудникам, куда пойти в первый день. В общем, секретарь проектирует имидж компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Подача. Секретари часто ведут дела клиентов и другие записи в офисе. Например, в кабинете врача секретарь извлекает файл каждого пациента во время записи на прием к медсестре или врачу. Она меняет его по окончании встречи. Хранение файлов в алфавитном порядке и использование файловой системы для удобного хранения и поиска - ключи к успешной организации делопроизводства компании.

Переписка. Секретари являются связующим звеном для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они принимают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества и либо отвечают на вопросы, либо переадресовывают звонки. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщить клиентам информацию, назначить встречи или ответить на запросы. Делать заметки от менеджера, составлять служебную записку или письмо и проверять почту - это обычные обязанности секретаря.

Управление документами. Секретари копируют документы для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять по факсу документы от компании клиентам или покупателям и получать входящие факсы для передачи нужному человеку. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и распространения их среди сотрудников или клиентов. Вычитка документов и составление электронных писем - это другие обязанности секретаря.

Офисные задачи. В особенности в небольших офисах функции секретаря могут включать в себя рутинные канцелярские задачи и поручения по оказанию помощи другим. Это может означать отмену или перенос встреч, заказ канцелярских принадлежностей, ведение записей во время встреч и приготовление напитков для гостей.

Требования к образованию. Секретарь может поступить в профессию только с дипломом средней школы и навыками работы с компьютером. Секретарши осваивают большинство своих обязанностей на работе. Некоторые компании, например, юридические и медицинские, могут предпочесть секретаря, который посещал занятия, специфичные для отрасли, поэтому он знаком с терминологией и практикой. Для ответственных секретарей может потребоваться степень бакалавра или выше.