Педагогика

Что такое обратный график, который сочетает в себе коммуникацию, управление проектами и эффективность? Как можно быстро внедрить его в своей компании? В этой статье мы рассмотрим пять ключевых элементов, которые следует учитывать, если вы хотите создать эффективный обратный график. 

Разработка эффективного обратного графика является ключевым элементом управления проектами. Независимо от того, отвечаете ли вы за профессиональный проект, мероприятие или даже за личные задачи, хорошо разработанный обратный график позволяет вам методично планировать, организовывать и отслеживать свою деятельность. Это важный инструмент для обеспечения успеха ваших проектов за счет соблюдения сроков, оптимизации ресурсов и поощрения общения в вашей команде.

Что такое ретроспективный график? 

Обратное планирование, также известное как планирование назад, — это метод управления проектами, который включает начало от желаемой даты завершения проекта и работу в обратном направлении для определения шагов и сроков, необходимых для достижения этой цели. Это важный инструмент для обеспечения хорошей координации, коммуникации и своевременности в проекте.

Например, график ретроспективы, ориентированный на коммуникацию, выделит команды, сроки и долгосрочное сотрудничество каждого. Это важный инструмент, который можно найти практически в каждой компании в каждом секторе: маркетинг, продажи, администрирование и т. д. Это инструмент, который не ограничивается индустрией мероприятий, несмотря на распространенные убеждения. 

Как обеспечить согласованность между коммуникационно-ориентированным и эффективным ретропланированием? 

Чтобы обеспечить последовательность и эффективность обратного планирования и его коммуникации, крайне важно поддерживать четкую и регулярную коммуникацию с членами вашей команды. Убедитесь, что каждый член понимает назначенные ему задачи, связанные с ними сроки и любые зависимости между различными видами деятельности. Также убедитесь, что все заинтересованные стороны проинформированы о сроках и ходе проекта.

С чего начать составление графика ретроспективы? 

Первый шаг в разработке эффективного обратного графика — перечислить и разбить задачи вашего проекта. Определите все действия, необходимые для завершения проекта, и разбейте их на более конкретные подзадачи. Это обеспечивает четкий обзор различных этапов и облегчает последующее управление.

Важно отметить, что создание обратного графика с помощью Excel может быть не лучшим решением. Специализированные инструменты управления проектами, такие как программное обеспечение для управления проектами в режиме онлайн, предлагают расширенные функции для отслеживания и управления задачами, ресурсами и сроками. Офлайн-решение Excel быстро приводит к ошибкам ввода данных человеком, нераспространенным или несанкционированным изменениям и многому другому. Не говоря уже о том, что конфиденциальность данных не гарантируется. То же самое касается профессионалов, работающих с Google Sheets, онлайн-версией Excel, где данные быстро путаются и теряются. 

5 шагов к созданию ретро-плана, где важнейшими являются коммуникация и организация

1. Перечислите и разбейте задачи вашего проекта 

Первый важный шаг в построении эффективного обратного графика — это перечисление и разбивка задач вашего проекта. Уделите время определению всех действий, необходимых для завершения вашего проекта, и разбейте их на более конкретные подзадачи. Этот шаг обеспечивает четкий обзор различных этапов проекта и облегчает последующее управление.

Например, если вы планируете мероприятие, задачи могут включать бронирование места проведения, управление приглашениями, подготовку коммуникационных материалов и т. д. Детализируя каждую задачу, вы сможете лучше оценить требуемые усилия и связанные с ними временные рамки.

2. Назначьте менеджеров проектов для каждой задачи.

После того, как вы определили различные задачи, важно назначить менеджеров проектов для каждого вида деятельности. Этот шаг обеспечивает ясность ролей и обязанностей, что способствует общению и позволяет эффективно отслеживать прогресс.

Каждый член команды должен знать свои обязанности и кто за какие задачи отвечает. Это помогает избежать путаницы, задержек и недопонимания. Кроме того, убедитесь, что каждый руководитель задачи знает о любых зависимостях с другими проектными мероприятиями.

3. Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи (которое можно выполнить!)

После определения задач и обязанностей важно оценить продолжительность каждого вида деятельности. Эта оценка должна быть реалистичной и конкретной, по возможности основанной на предыдущих данных.

Оценка времени, необходимого для каждой задачи, помогает вам устанавливать реалистичные сроки и планировать соответственно. Учитывайте доступные ресурсы, навыки членов команды и ограничения проекта. Точные оценки способствуют лучшей организации и эффективному управлению временем.

Например, если задача заключается в написании отчета, вы можете оценить необходимое время на основе объема отчета, сложности темы и навыков письма ответственного лица.

4. Расположите их в порядке приоритета и/или в хронологическом порядке.

После того, как вы оценили время, необходимое для каждой задачи, пришло время расставить приоритеты и/или хронологически ранжировать эти действия. Это поможет вам определить последовательность, в которой должны быть выполнены задачи.

Приоритизация включает в себя определение задач, которые оказывают наибольшее влияние на завершение проекта или тех, которые имеют определенные временные ограничения. Например, если задача имеет решающее значение для соблюдения важного крайнего срока, ее следует поставить в начало списка. Это позволит вам сосредоточиться на самых важных задачах в первую очередь.

Хронологический порядок подразумевает размещение задач в том порядке, в котором они должны быть выполнены, с учетом зависимостей между различными видами деятельности. Это обеспечивает логичное и последовательное продвижение проекта. Например, если задача может быть начата только после завершения другой задачи, она будет размещена после нее в обратном расписании.

Также возможно объединить два подхода, расставив приоритеты критических задач, соблюдая хронологический порядок. Это позволяет управлять срочными аспектами, обеспечивая при этом согласованное общее планирование.

5. Создайте диаграмму Ганта или другую диаграмму отслеживания проекта.

Диаграмма Ганта особенно популярна из-за своей простоты и легкости понимания. Она представляет задачи в виде горизонтальных полос на оси времени, что позволяет легко визуализировать их длительность и возможное перекрытие. Зависимости между задачами также обозначены стрелками, чтобы проиллюстрировать отношения предшествования или последовательности.

С помощью этого типа диаграммы вы можете лучше планировать и организовывать свой проект. Это позволяет вам четко видеть последовательные этапы, важные вехи, а также перекрывающиеся периоды и критические сроки. Такое обратное планирование облегчает коммуникацию и координацию между членами команды, поскольку каждый может быстро понять общий график проекта и свою роль в целом.

Существует несколько инструментов для создания диаграмм Ганта, например Microsoft Project, Excel или онлайн-инструменты управления проектами, например Trello, Asana или Monday. Эти инструменты позволяют вам легко создавать и обновлять диаграмму по мере необходимости внесения изменений и корректировок на протяжении всего проекта.

В заключение о создании эффективного ретро-планирования

В заключение, разработка обратного графика, который способствует общению и ясности, имеет важное значение для успешного управления проектами. Следуя изложенным шагам, вы можете создать обратный график, который способствует общению, организации и координации в вашей команде.