Педагогика

Управление рабочим временем — Закон Паркинсона описывает парадокс: чем больше времени у нас есть на выполнение задачи, тем больше мы склонны откладывать её на потом. Менеджеры и руководители компаний мечтают избавиться от этих бесполезных рабочих часов. Прежде чем искать решения, которые помогут вашей команде избежать этой ловушки, давайте разберёмся в тонкостях закона Паркинсона.

Определение

По сути, чем больше времени у человека есть на выполнение задачи, тем больше времени на неё потребуется. Это и есть закон Паркинсона.

С этим явлением можно столкнуться в повседневной жизни, но наиболее распространено оно в бизнесе.

Управление временем действительно является ключевым фактором успеха бизнеса. Руководители, менеджеры и руководители команд опасаются этого эффекта, поскольку, если сотрудник подвержен закону Паркинсона, он не сможет оптимизировать свой рабочий день, а скорее наоборот. Работа распределяется таким образом, что используется всё имеющееся время. Очевидно, что сотрудники, как правило, теряют эффективность и тратят на выполнение задачи больше времени, чем необходимо.

Однако следует различать две ситуации: сотрудник может либо увеличить время выполнения работы, либо отложить её до последней минуты. Ни один из этих вариантов не выгоден компании, которая платит сотруднику за работу, которую можно было бы выполнить гораздо раньше.

Но откуда взялся закон Паркинсона?

Кто сформулировал его пагубное влияние на управление временем в бизнесе? Британский историк, который сформулировал этот закон и дал ему своё имя, — Сирил Норткот Паркинсон. В 1955 году он опубликовал его в журнале The Economist, а затем пошёл дальше, написав книгу, посвящённую законам Паркинсона.

Чтобы проиллюстрировать свою теорию, он приводит пример женщины, чья единственная задача на день — отправить открытку. Если бы ей дали целый день на выполнение задачи, которую можно было бы выполнить за час, если бы она немного оптимизировала своё время, женщина в этом примере тратит час на поиски открытки, 30 минут на поиски очков, 90 минут на её написание и так далее, пока не отправит открытку в конце дня.

Таким образом, Сирил Норткот Паркинсон показывает, что работа имеет тенденцию растягиваться и в конечном итоге занимает все отведенное ей время.

Объяснение на примере

Чтобы лучше понять закон Паркинсона, уместно связать это определение с примером, характерным для ситуаций, которые могут встретиться в бизнесе .

Руководитель просит одного из своих коллег подготовить презентацию PowerPoint для презентации, которая состоится через две недели. Срок выполнения вполне осуществим, поскольку этот коллега владеет предметом и уже имеет большинство элементов для форматирования файла. Он рискует потратить всё время, отведённое на эту задачу, которая считается приоритетной. Таким образом, он доработает некоторые не очень полезные детали в ущерб другим отложенным задачам. Он также может продолжать распределять своё время между различными задачами и задачами, а затем, по мере приближения презентации, быстро создать свою презентацию PowerPoint, хотя, не откладывая её в долгий ящик, он мог бы сделать это лучше и отправить её заранее, чтобы руководитель мог её прочитать и взять на себя ответственность.

В обоих случаях рабочее время сотрудника было распределено неэффективно, что наносит ущерб компании. Тем более, что сотрудники, поддающиеся закону Паркинсона, часто получают очень хорошую зарплату. Эта взаимосвязь описана известным автором...

Последовательности и интерпретации закона Паркинсона
От закона Паркинсона до критики корпоративной культуры

Знакомы ли вы с бестселлером «Муравьи», который показывает нам невероятную организацию этих сообществ, сравнимую с крупными корпорациями, где у каждого есть своя роль? Этот роман — произведение Бернара Вербера, успешного французского писателя, также изучавшего закон Паркинсона. Вот цитата Бернара Вербера по этому поводу из «Энциклопедии относительного и абсолютного знания»:

Чем крупнее становится компания, тем больше она нанимает посредственных, переплачиваемых сотрудников. Почему? Всё просто: существующие менеджеры хотят избежать конкуренции. Лучший способ избежать опасных конкурентов — нанимать некомпетентных сотрудников. Лучший способ отбить всякое желание производить фурор — переплачивать им. Таким образом, правящим классам гарантирован вечный мир. И наоборот, согласно закону Паркинсона, любой, у кого есть оригинальные идеи, предложения или желание улучшить внутренние правила, будет систематически вытеснен. Таким образом, современный парадокс: чем крупнее компания, чем она старше, тем активнее она отказывается от своих дешёвых, динамичных элементов и заменяет их дорогими, архаичными. И всё это во имя мира в обществе.

Таким образом, Бернард Вербер предупреждает нас о корпоративной культуре крупных организаций. Эти организации всё чаще становятся жертвами конформизма и, следовательно, закона Паркинсона. Главная цель — спокойствие, а не производительность.

От закона Паркинсона к теории тщетности

Из своего первоначального закона Сирил Норткот Паркинсон вывел следствия. Таким образом, теория тщетности считается младшей сестрой закона Паркинсона. Она подчёркивает тот факт, что мы склонны уделять слишком много времени неважным вопросам в ущерб реальным.

Сирил Норткот Паркинсон поднимает конкретный вопрос. Комитет должен принять решение по двум вопросам: строительству атомной электростанции и строительству велосипедного сарая для персонала станции. По его словам, второму вопросу будет уделено больше времени, поскольку он требует меньше знаний, и каждый сможет высказать своё мнение.

Тайм-менеджмент и навыки сотрудников снова подвергаются сомнению. Но эти теории не являются неизбежными...

Какие существуют решения для повышения производительности?
Стратегическое планирование рабочего времени

Это может показаться очевидным, но точная организация работы помогает снизить риск поддаться закону Паркинсона. Поэтому для каждой миссии рекомендуется подготовить план, определив цели, список задач, необходимые материальные и человеческие ресурсы, контрольные точки и срок сдачи . Дата сдачи сама по себе не должна рассматриваться как единственная цель, которую необходимо достичь. Установление нескольких сроков для себя или своих коллег обеспечивает лучший контроль над рабочим временем. Эти контрольные точки, хотя и не должны быть слишком амбициозными, должны быть реалистичными, не оставляя излишней гибкости. Крайне важно оценить время, необходимое для выполнения миссии или задачи.

Методы оптимизации рабочего времени

Эти советы кажутся вам слишком абстрактными? Мы предлагаем два конкретных метода повышения вашей производительности и производительности ваших команд .

Чтобы противостоять теории тщетности и сосредоточиться на приоритетных задачах, доказана эффективность тайм-боксинга. Он подразумевает постановку чётких целей на день или неделю, что позволяет оптимизировать время, повысить эффективность и обеспечить эффективное выполнение наиболее важных задач.

Существует также метод «Помодоро», весьма похожий на предыдущий. Однако он отличается хронометражной организацией рабочего времени. Он предполагает полную концентрацию на задаче в течение 25 минут, после чего следует 5-минутный перерыв, а затем работа продолжается таким же образом. Согласно этому методу, после 4 циклов по 25 минут + 5 минут необходим более длительный перерыв, около 20 минут. Этот метод иногда сложно применять в условиях открытого пространства, но он оказывается очень эффективным в режиме удалённой работы.

Использование инструментов управления рабочим временем

Чтобы более оптимально планировать свою работу, некоторые предпочитают использовать инструменты, специально разработанные для управления операционными задачами . Например, можно создавать списки задач для одного проекта, чтобы легче отслеживать прогресс. Этот инструмент совместной работы может быть очень полезен для обеспечения вовлеченности команды. Когда каждый видит прогресс своих коллег, это мотивирует других, а те, кто рискует попасть в ловушку закона Паркинсона, подтягиваются наверх. Корпоративная культура не всегда страдает недостатками, но её необходимо развивать в правильном направлении, чтобы создать позитивную динамику, которая, кроме того, повлияет на благополучие сотрудников, которые будут демонстрировать более высокую самооценку, чем при следовании модели, описанной Бернардом Вербером.