Педагогика

Вы умеете управлять командой. Именно поэтому вас недавно назначили руководителем проектной группы. Ваша новая задача: успешно завершить проект с жесткими ограничениями и командой, специально подобранной для этой цели. Хотите узнать, в чем заключаются особенности управления проектной группой? В ваши обязанности будет входить определение взаимодополняемости между сотрудниками, формирование командного духа в рекордные сроки, демонстрация лидерских качеств и мотивация команды на протяжении всего проекта. Поэтому, нужно знать особенности проектной команды, чтобы эффективно ею управлять.

В отличие от традиционной команды, которая со временем учится работать вместе, проектная команда объединяет людей с разным опытом на ограниченный период времени.

Проектная команда, характеризующаяся кросс-функциональным характером, может состоять из людей, находящихся на большом расстоянии друг от друга и не знающих друг друга. Её цель: удовлетворить потребности конкретного проекта, объединив специфические и взаимодополняющие навыки .

Ваша задача по управлению проектной командой:

Если вам нужно сформировать команду для проекта, вашей задачей будет выявление взаимодополняющих навыков для создания команды мечты и обеспечение того, чтобы все участники хорошо вписывались в коллектив. Сотрудничество и командный дух будут иметь решающее значение для успеха проекта.

Если вы принимаете на себя управление существующей командой, вашей задачей будет сформировать командный дух в кратчайшие сроки. Поскольку проектная деятельность часто ограничена по времени, важно быстро найти оптимальный темп для новой команды. Поэтому необходимо чётко определить навыки и личностные качества членов команды. Метод DISC может оказаться в этом случае весьма полезным.

Таким образом, с точки зрения гибких навыков, управление проектной группой требует отличных коммуникативных навыков, умения слушать, адаптивности, синтетического мышления и определенной доли лидерских качеств.

Как начать работу с проектной командой?

Знакомство друг с другом — первый шаг к эффективной совместной работе. Как руководитель, вам необходимо приложить усилия, чтобы познакомиться с каждым членом команды проекта по отдельности.

Руководитель команды должен способствовать развитию коммуникации и командного духа. Личная встреча, стартовое совещание проекта или тимбилдинг продолжительностью в полдня могут помочь преодолеть барьеры и заложить основу для будущих рабочих отношений.

Доверие, мотивация и вовлеченность действительно являются ключом к успеху проекта.

Вторым шагом является определение структуры проекта. Команда проекта часто подразумевает наличие целей, сроков и бюджета. Как руководитель, вы обязаны определить все эти элементы и чётко донести их до участников команды.

Предоставление им общего представления о проекте — эффективный способ вовлечь и мотивировать их.

Ставьте цели по принципу SMART: реалистичные, измеримые и ограниченные по времени.

Определите промежуточные этапы работы: стартовые совещания, мозговые штурмы, совещания по подведению итогов, промежуточные обновления проекта и т. д.

Напомните команде о сроках и других ограничениях (бюджете, выделенных ресурсах и т. д.). В идеале предоставьте доступ к спецификациям проекта — справочному документу для всей команды на протяжении всего проекта.

Внедрите контрольные показатели для подтверждения бесперебойной работы проекта: ключевые показатели эффективности должны быть известны и доступны членам проектной группы.

Управление проектной командой подразумевает определение ролей каждого участника.

Кто за что отвечает? Какие задачи поставлены перед каждым сотрудником? Как члены команды должны взаимодействовать в своей работе?

Для эффективной работы каждый сотрудник проектной команды должен знать, куда ему идти и с какой целью. Он также должен иметь доступ ко всем инструментам, позволяющим ему эффективно работать. Инструменты для совместной работы (управление проектами, списки дел, общие расписания) необходимы для работы в проектном режиме, особенно если команда работает удалённо.

Как руководить и управлять проектной командой?

Обеспечить ход реализации проекта

Проект состоит из нескольких этапов, на которых ваше участие как руководителя имеет решающее значение: за этапом запуска, требующим структурирования и организации, следует этап эксплуатации. Оказавшись в самом центре событий, руководитель проектной группы должен проверить ход выполнения проекта: соблюдение сроков, достижение промежуточных ключевых показателей эффективности (KPI), чёткое определение следующих шагов. Для этого общие инструменты мониторинга предоставляют проектной команде тот же уровень информации. Встречи (групповые, в малых группах и индивидуальные) и неформальные встречи позволяют не только оценить ход выполнения проекта, но и оценить состояние команды. Такой обмен информацией действительно может выявить препятствия, трудности или напряженность в отношениях: все эти мелкие препятствия можно быстро выявить, чтобы обеспечить плавный ход проекта.

Мотивировать команду проекта

Руководство проектной командой также подразумевает умение мотивировать сотрудников в периоды простоя. Задержки в графике, технические проблемы или необходимость работать с ограниченным штатом сотрудников могут негативно сказаться на моральном духе команды.

Менеджер должен знать, как восстановить перспективу, поздравить команду с уже проделанной работой и вернуть проектную команду в нужное русло. Ритуалы, снимающие стресс (например, круассаны по пятницам утром), персонализированный коучинг или ужин в ресторане — вот лишь некоторые из решений, которые могут повысить мотивацию команды или отдельного сотрудника.

Сообщить результаты

Ещё один ключевой элемент успешного управления проектной командой: обратная связь . Умение поздравлять с хорошими результатами, выявлять области для улучшения, продвигать передовой опыт и признавать приложенные усилия позволяет команде постоянно совершенствоваться. Цель заключается не в том, чтобы указывать на ошибки, а в том, чтобы поддержать команду в её совместном прогрессе.

Взять на себя ответственность

Наконец, умение управлять проектной командой также подразумевает принятие ответственности за любые ошибки, задержки или сбои. Руководитель проектной группы должен выступать в роли посредника между своим непосредственным руководителем и обеспечивать наилучшие условия труда для своей команды. Избегайте передачи высокого уровня стресса или давления (даже если вы сами испытываете его), чтобы позволить проектной команде двигаться вперед в оптимальных условиях.